各二级学院（研究生培养单位）、有关单位部门：
为进一步规范毕业生档案管理工作，确保毕业生离校前其档案材料收集完整、离校后准确及时安全快捷转递，为其就业和今后发展提供适时有效利用，现就2023届毕业生档案整理移交工作有关事宜通知如下：
一、关于归档范围及要求
（一）本科毕业生个人档案归档材料：
1、入学前档案：已在学校档案馆建档并保存，有待毕业离校前后由所属二级学院专人领回，并在档案馆指导下，一一对应，完成与毕业生本人大学档案的拼装。
2、学生登记表（需加盖二级学院行政公章）
3、学业成绩总表（需加盖湖北文理学院成绩证明专用章；若学生辅修双学位，需提供第二学位成绩表）
4、毕业生登记表（需加盖二级学院分党委公章）
5、学位授予证明书（需加盖学校学位评定委员会公章；若学生辅修双学位，需提供第二学位授予证明书）
6、学生政审表（需加盖二级学院分党委及党委学工部公章）
7、毕业体检表
8、党团材料（党团发展材料归档范围及封装要求请严格按照学校党委组织部和校团委统一规范要求整理归档，原则要求组织发展程序进展到哪一步，材料归档就到哪一步）
9、奖惩材料
10、学籍异动材料
11、其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
其中1-7为必装项，8—11为非事发不装项
（二）硕士毕业生个人档案归档材料：
1、入学前档案：已在学校档案馆建档并保存，有待毕业离校前后由研究生培养单位专人领回，并在档案馆指导下，一一对应，完成与毕业生本人研究生档案的拼装。
2、研究生复试资格审查表（需加盖研究生处招办公章）
3、录取登记表（需加盖研究生处招办公章）
4、入学登记表（需加盖培养单位行政公章）
5、学业成绩总表（需加盖培养单位成绩证明专用章）
6、毕业研究生登记表（需加盖培养单位分党委及学校党委研工部公章）
7、硕士学位申请及评定书
8、毕业体检表
9、党团材料（党团发展材料归档范围及封装要求，请严格按照学校党委组织部和校团委统一规范要求整理归档，原则要求组织发展程序进展到哪一步，材料归档就到哪一步）
10、奖惩材料
11、其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
其中1-8为必装项，9—11为非事发不装项
备注：学生档案材料形成单位对归档材料质量负责，各学院（培养单位）对归档材料完整性、真实性、准确性负责，避免漏装错装）
二、关于工作流程
1、5月22 日之前，各二级学院（培养单位）毕业生辅导员须按照准确的毕业生名单到档案馆领取入学前档案。
2、5月23日至6月10日，由各二级学院（培养单位）按照归档范围组织毕业生认真准确填写个人信息及各类相关材料，所有应归材料必须做到填写规范、收集完整再组卷装袋。
3、6月11日-18日，各二级学院（培养单位）在进行毕业生档案（学籍档案+党团组织发展材料+入学前档案）汇总拼装、检核、封装工作时，须一一对照归档材料填写毕业生档案袋封面目录。对不符合归档规范要求的质量问题要及时发现，及时解决，坚决防范问题隐患从源头单位→中端学校档案馆→终端社会。期间档案馆将组织人员进行业务指导和质量抽检。
4、6月中旬，经毕业生本人确认，招生就业处及研究生处最终审核并分别提供准确的毕业生档案转递信息给档案馆。
5、最后由档案馆错时错峰有序安排各院（培养单位）毕业生档案进馆移交时间节点，完成毕业生档案转递工作，并将投递信息录入管理系统。
三、其他应注意事项
1、毕业生党团组织发展材料须按照校党委组织部和校团委的统一规范要求，单独整理核查并在其专用的独立材料袋封页表中对应打✔封装，之后与其学籍档案一并装入毕业生档案专用袋，再向档案馆移交。
2、为保证考研考博学生档案及时投递，各二级学院（培养单位）将考研考博学生调档函汇总统计后交档案馆。调档函上需注明档案收件人详细地址、姓名和电话，并留下考研考博学生姓名、班级和联系方式。
3、根据《国务院办公厅进一步做好高校毕业生等青年就业创业的通知》（国办发[2022]13号）最新文件精神要求，从今年开始，档案馆不再受理应届毕业生个人档案申请留存学校事宜（西部计划、学校所在地应征入伍者除外）。
4、未尽事项可参见档案馆网页往年常规工作通知和业务指导文件，也可电话或网上咨询。联系人：谢老师（学生档案室3590742, 手机15090974185，614185）
附件1：2023届毕业生档案移交情况说明
附件2：2023届本科毕业生档案归档清单
附件3：2023届硕士毕业生档案归档清单
附件4：2023届考取研究生毕业生档案转递统计表
湖北文理学院档案馆
2023年5月8日
附件1：
2023届毕业生档案移交情况说明
档案馆：
我院2023届毕业生共计 人，档案具体移交情况如下：
1、 专业，应交档案 份，实交档案 份，其中有问题档案学生名单：
2、 专业，应交档案 份，实交档案 份，其中有问题档案学生名单：
3、 专业，应交档案 份，实交档案 份，其中有问题档案学生名单：
4、 专业，应交档案 份，实交档案 份，其中有问题档案学生名单：
移交单位辅导员/时间： 移交单位签章 接收人/时间：
附件2 XXX学院2023届本科毕业生归档材料清单
学院（盖章） 移交人： 移交人电话：
接收人： 移交份数： 日期： |
序号 |
姓 名 |
档案号 |
学号 |
专业 |
入学前档案 |
学生登记表 |
学业成绩总表 |
毕业生登记表 |
学位授予证明书 |
学生政审表 |
毕业生体检表 |
党员档案 |
团员档案 |
奖惩材料 |
学籍异动材料 |
其他 |
备注 |
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附件3 XXX学院2023届硕士毕业生归档材料清单
学院（盖章） 移交人： 移交人电话：
接收人： 移交份数： 日期： |
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序号 |
姓 名 |
档案号 |
学号 |
专业 |
入学前档案 |
复试资格审查表 |
录取登记表 |
入学登记表 |
学业成绩总表 |
毕业研究生登记表 |
硕士学位申请及评定书 |
毕业生体检表 |
党员档案 |
团员档案 |
奖惩材料 |
其他 |
备注 |
1 |
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附件4 XXX 学院 2023届考取研究生毕业生档案转递统计表 |
序号 |
档案号 |
学号 |
姓名 |
性别 |
专业 |
档案转寄单位名称 |
档案转递地址 |
收件人 |
收件人电话 |
1 |
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